こんにちは、ボクリズム(@bokrizum)です。
僕は数年前にライブ・クラブイベント両方の主催者を経験したことがあります。
俗に言う、イベントオーガナイザーってやつです。
なぜ僕がイベント主催をやろうかと思った理由はたった一つ。
自分自身が思うような世界観を作ったイベントがやってみたかったということです。
ボクリズムというシンプルな理由でやってみようと思ったのです。
ただ、イベントオーガナイズを経験してみて、色々と大変である現実も知るようになりました。イベントを作るために知っておいた方がいい僕なりの知識を共有させていただきます。
①いつイベントを開催するのか
イベントを開催するにあたって大切なことは、いつぐらいにやるかという目安が必要です。
例えば、今日が1月だとすれば、7月頃をイベントを開催したいという具合にざっくりした目安日が必要となります。
4～6ヶ月は余裕があるべき
一人でイベント主催する場合は、僕の経験上、4～6ヶ月程度のスパンは必要だと思います。
内容や規模によって異なりはありますが、気持ち的に余裕を見た方が良いと思われるでしょう。
②どれぐらいの規模でやるのか
大体の目安時期が決定すれば、次にどれぐらいの人数を集めてイベントを行うのか？っと具体的に決めていく。
- 50人規模
- 100人規模
- 200人規模
などのように規模の目標設定を行っておくようにしましょう。
予算設定も決めておく
規模数が決まれば、この時点でイベント予算も僕は決めていました。
③レンタルスペースを確保
時期、規模が決まれば、いよいよライブハウス、クラブ、カフェ、その他ビジネススペースなどの場所を調査しましょう。
イベントの趣旨によってレンタルするスペースも変わってくると思います。
人気のレンタルスペースでは、6ヶ月先でも週末などはスケジュールが埋まっている可能性があります。狙っているレンタルスペースがあるのであれば、予め早いことアポを取って確認しておいたほうがよいかもしれません。
チケット代も決めておく
レンタルスペースの大半は時間貸しが多いかと思われます。
6時間5万円～などのように設定されていることが多いでしょう。
レンタル料金がわかっているのであれば、この時点で大まかなチケット料金設定も決めていても良いと思われます。
ボクリズム
④ゲスト・出演者の手配
レンタルスペースの日程日時が決まれば、いよいよ出演者の手配になります。
僕はいつもレンタルスペースを抑えてから、ゲスト出演者たちをお招きする方式を取っています。
事前に誰を呼ぶかは決めていますが、必ずしもそのアーティストたちが出演してくれるというわけではありません。
おそらくゲスト出演者が集めが一番大変な作業となりますが頑張ってください
⑤フライヤーを依頼する
出演者、料金、イベントの開催時間、諸々全てが決まれば、次は告知用のフライヤーを用意します。
僕は幸いに友人のデザイナーに頼むことが出来るので費用も安くでやっていただいています。
業者に頼めばそれなりのコストが掛かりますので、出来るだけデザイナーの知人がいればベスト。
⑥機材リスト・道具を聞く
当日、イベントに必要な機材、出演者が事前に用意するものなどの確認。
会場にない場合もあるし、モノによってはオプションで別途料金をとられることも。
大変ですが小まめにやり取りしていくことが大切。
⑦タイムテーブルを決める
ここまで来れば、あとは出演者のタイムテーブルを決めること。
イベント開始から終了までの配分を決めることも主催者の仕事であります。
タイムテーブルでお客さんの盛り上がりを左右するし、集める動員も変わってくると思うのです。
ボクリズム
⑧告知を開始する
フライヤー・タイムテーブルも仕上がったところで、いよいよ告知開始！
告知のタイミングはイベントの規模によってことなってくるでしょう。
告知をスタートさせるタイミング
- イベント開始の1ヶ月前
- イベント開始の2週間前
- イベント開始の1週間前
- イベント開始の前日・当日
僕はこんな感じで4回ぐらいの回数に分けて告知をしています。
近年は印刷してフライヤーを配布するということはほぼしません。
SNS用に画像を作成して、RTしてもらってイベントを拡散していることが大半です。
個人的にはインターネットを駆使して宣伝する方が効果的という統計もあるので、このような方法を取って宣伝を促しております。
⑨当日の段取り
イベント当日も主催者はいろいろな人に挨拶したり、うろうろ段取りする必要があります。
ずっと動きぱなしというわけじゃないけど、ほぼほぼゆっくりすることは出来ません。
出演者、ゲストの機嫌を取ったり、集客がどれぐらい来ているか確認したり、お金の計算をしたりなど。
とにかく、当日の現場もおお忙しいだと気合を入れて行動する。
⑩お疲れ様でしたの挨拶
ようやくイベントが終了。
上手くいったイベント、ダメだったイベント、いずれにしても出演者、お客さんの皆さんには【本日はお越しいただき有難うございました！お疲れ様でした！】のことばが重要。
終わりよければ全てよし！みたいなこともありますから。
反省するのは後で十分することが出来ます。
とにかくイベントに来てもらった方々に感謝のお礼を忘れずに。
まとめ
僕はいつもヒヤヒヤしながらイベントをやっています。
正直な気持ち、、、
ボクリズムって思う事もしばしば。
ただ、やり終わってお客さん、出演者に感謝されると、止めることが出来ないって感じになります。
無理してやる必要はないけど、やっぱり楽しいって言うのが一番。
収益を出して黒字にしていく必要は当然あるのだけど、それよりも何も、まずは人とのつながりを大切に出来る時間を作れることが何より楽しい。
お金以上に大切な部分がイベント主催にはあるかもしれない。
ただ、やるからには最善を尽くしてやってほしいと思います。
誰もが最後に良かったと思える空気で締めくくれるのが最高のイベントだと言い聞かせて次のイベント企画に臨んでいます。
